O controle físico, qualidade, e de suprimentos ficam num segundo plano e são feitos no mínimo necessário para se tirar uma certificação.
A falta de repetitividade entre empreendimentos torna a coleta de dados complicada e de difícil relacionamento.
Fazer BI neste cenário é uma tarefa árdua mas que pode trazer bons frutos.
Uma vez que os projetos já concluídos possam ter seus dados uniformizados e correlacionados com os dados das obras andamento, a análise traz informações riquíssimas.
Vamos entender o porquê se fazer um BI?
Um projeto de BI tem como objetivo final trazer dados, taxas e estatísticas que possam ser correlacionadas.
Saber qual a taxa/m2 de área construída ou de área privativa é um dos primeiros indicadores. Ter a referência de um projeto já concluso para projetar cenários futuros ajuda muito na tomada de decisões.
Mas como iniciar este projeto?
O primeiro passo para começar um projeto de BI é:
Coleta de dados
A obra que já está conclusa deve ter seus dados de pagamentos registrados em algum lugar, seja uma planilha, um sistema financeiro ou um caderno de anotações. É claro que um caderno de anotações não é uma boa fonte até que seja transcrito para uma planilha eletrônica.
Estes dados precisam no mínimo conter:
Valor gasto
Data do pagamento
Rateio do gasto por categoria ou centros de custo ou atividades ou conta financeira.
Valor previsto ou orçado.
Com estes dados mínimos podemos relacionar o realizado nesta obra com outras obras. Basta que tudo esteja numa planilha, como por exemplo:
Os dados quando estão classificados como abaixo, facilitam ainda mais o desenvolvimento do BI.
As contas do orçamento servem de referência para o correlacionamento entre as obras.
No PMBOK, o gerenciamento de um projeto deve ser iniciado por uma EAP (estrutura analítica do projeto) que elenca todos os entregáveis. Esta EAP ou WBS (work breakdown structure) serve de referência para a elaboração do orçamento, cronograma e controle de custo. Esta é a prática recomendada para um bom desenvolvimento de projeto.
Sabemos que os projetos na construção civil tem peculiaridades e características únicas que tornam esta padronização difícil de se conseguir.
Não se esqueça de ter uma planilha com dados de projeto do empreendimento.
Como lidar com a falta de padronização?
As formas de contornarmos esta falta de padronização são as seguintes:
Fazer uma planilha De/Para que relacione todas as contas de uma obra com a outra. (é aqui que todos desistem de montar um BI)
Utilizar categorias padrões que possam classificar tanto as contas de orçamento como cada linha do cronograma ou cada centro de custo de controle financeiro.
Pensando nisso utilizar uma EAP padrão (ou que sofra poucas alterações) para utilizar nas novas obras. - exemplo para download aqui
Aqui uma amostra de como estas categorias são utilizadas.
Perceba que as duas obras estão classificadas com as mesmas categorias. Os dados de orçamento, tendência de custo (controle financeiro) e avanço físico (cronograma) foram classificados com as mesmas categorias (aqui as categorias que utilizamos).
Sabendo disso podemos filtrar diferentes obras por categoria e facilitar a comparação.
Podemos relacionar o avanço físico x financeiro sem ter uma EAP padronizada pra todas as obras.
Podemos tirar taxas de custo por área, por quantidade de um determinado tipo de fundação, por m³ de concreto, enfim, podemos comparar obras de diferentes tipos através desta categorização única.
Padronizar e relacionar os dados, estes são os desafios de quem inicia um projeto de BI.
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