OBJETIVO
Padronizar a comunicação interna via email.
Facilitar a busca de informações em buscas futuras no gerenciador de email.
ASSUNTO
Se você quer que seu e-mail seja lido, dedique atenção para a identificação do assunto, ou seja:
Limite o email a um único assunto.
Se houver vários assuntos a tratar com a mesma pessoa redija vários emails.
Ao invés de tentar resumir o conteúdo no título, escreva a mensagem primeiro, leia-a e depois elabore o assunto/ identificação do email.
Prefira usar poucas palavras, pois frases longas demais não aparecem inteiras na caixa de identificação de diversos gerenciadores de email.
O assunto deve conter referências e "palavras chave" que possibilitem ao leitor:
saber a "ORIGEM" do email
saber o "TEMA" do que o assunto se trata
facilitar BUSCAS futuras no gerenciador de emails
quando o "TEMA" for abrangente, informar "DESCRIÇÃO BREVE" que auxiliará o entendimento
CORPO DO EMAIL
O corpo do email deve ser tal que:
Seja o mais conciso possível;
Mensagens longas e repetitivas dificilmente conseguem transmitir as informações desejadas com eficiência e rapidez.
Seja objetivo: É muito comum interpretar emails de forma errada. Por isso, tenha certeza de que seu e-mail é tão claro, direto e fácil de entender quanto possível.
Seja escrito em linguagem tão formal quanto a ocasião e o tema exijam;
A parte mais difícil é ter certeza de que você está explicando exatamente o que você pensa.
É muito comum esquecer de que o conhecimento que você tem não é o mesmo que a outra pessoa tem.
Separe o corpo do email conforme os destinatários estejam envolvidos no assunto. Use PSC (para seu conhecimento) ou PP (para providências)
Ex: João dos Santos
PSC
Maria da Silva
PP
PONTOS PRINCIPAIS
Se você quer que algo seja feito, peça, solicite. Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que você precisa.
Não force a outra pessoa a ficar procurando no meio dos seus parágrafos sobre as coisas que ela deve fazer. Um exemplo, você escreve o email, e no final diz:
Resumindo, eu preciso disso:
Arrume as gavetas do escritório
Ligue para o serviço de limpeza
DESTINATÁRIO
O campo destinatário deve ser o último a ser preenchido.
Ao esperar até o último momento para escrever o destinatário você se previne do embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que não deve para pessoas que não deve.
Isso é importante especialmente quando há algum tipo de reclamação no corpo da sua mensagem.
ASSINATURA
Uma assinatura que contenha seu telefone, endereço para contato e cargo facilita a conversa com interlocutores com quem se comunica eventualmente.
A pessoa terá uma alternativa para entrar em contato direto e não formal.
DICA FINAL
Na DÚVIDA, não envie o email.
Prefira telefonar ou marcar um encontro.
Após o contato, caso necessário formalize o que foi discutido enviando um email breve e objetivo.
O calor humano vence barreiras, minimiza mal entendidos e agiliza o objetivo. (Roger Brys Volz)
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